Instytucja zarządcy sukcesyjnego została wprowadzona do polskiego systemu prawnego 25 listopada 2018 r. Instytucja ta stanowi odpowiedź na luki w stanie prawnym, które uniemożliwiały prowadzenie przedsiębiorstwa przez następców na skutek braku odpowiednich ”narzędzi” prawnych zapewniających prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa, zdolność operacyjną oraz płynną kontynuację jego działalności w razie śmierci przedsiębiorcy. Możemy powiedzieć, że w poprzednim stanie prawnym śmierć przedsiębiorcy oznaczała równocześnie śmierć jego firmy. Zarządca sukcesyjny to rozwiązanie tymczasowe, które zapewnia czas na rozważenie przez spadkobierców kwestii dalszego postępowania związanego z prowadzeniem lub zbyciem przedsiębiorstwa. Okres działalności zarządcy sukcesyjnego to okres przejściowy, który pozwala uregulować wszystkie kwestie spadkowe spadkobierców bez żadnej przewlekłości i negatywnych wpływów na działalność firmy. Możliwość powołania zarządcy sukcesyjnego dotyczy tylko tych przedsiębiorców, którzy są wpisani do CEIDG oraz nie odnosi się do tych przedsiębiorców którzy zmarli przed datą wejścia w życie instytucji zarządcy sukcesyjnego czyli przed 25 listopada 2018 r. Rozwiązanie to nie odpowiada w pełni żadnej obecnej instytucji zastępstwa w polskim systemie prawnym, ale można w nim zauważyć pewne podobieństwa do statusu syndyka.
Zarządca sukcesyjny może być powołany za życia przedsiębiorcy przez niego samego lub po jego śmierci przez uprawnionych spadkobierców. Pierwszy tryb powołania wydaje się prostszy i pozwala na uniknięcie wielu formalności i dodatkowych kosztów, ponieważ wymaga wyłącznie wpisu do CEIDG przed śmiercią przedsiębiorcy. Wniosek o taki wpis do CEIDG można również złożyć w wersji papierowej w urzędzie gminy albo wysłać pocztą. Jednak jeżeli przedsiębiorca wskazał na piśmie osobę przeznaczoną do pełnienia funkcji zarządcy sukcesyjnego, lecz nie zgłosił go do CEIDG, jego czynność nie wywiera żadnych skutków. Wniosek do CEIDG nie wymaga załączenia oświadczenia o powołaniu zarządcy oraz o zgodzie na pełnienie tej funkcji. Przedsiębiorca jednak pod rygorem odpowiedzialności karnej składa oświadczenie, że zarządca zgodził się na pełnienie tej funkcji. Przedsiębiorca może też wyznaczyć zarządcę „rezerwowego” na wypadek, gdyby powołany w pierwszej kolejności zarządca sukcesyjny zrezygnował z pełnienia tej funkcji lub nie mógł jej pełnić. Drugi tryb wymaga zatem spełnienia większej ilości formalności, zawiera ograniczenia czasowe, jak i łączy się z dodatkowymi kosztami. W ciągu dwóch miesięcy od momentu śmierci przedsiębiorcy (później powołanie stanie się niemożliwe) zarządca sukcesyjny może być powołany przez podmioty uprawnione czyli : 1) małżonka przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie, lub 2) spadkobiercę ustawowego przedsiębiorcy, który przyjął spadek, lub 3) spadkobiercę testamentowego przedsiębiorcy, który przyjął spadek, albo zapisobiercę windykacyjnego, który przyjął zapis windykacyjny, jeżeli zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje mu udział w przedsiębiorstwie w spadku. Do powołania jest wymagana zgoda uprawnionych wyrażona w formie aktu notarialnego, którym przysługuje łączny udział w przedsiębiorstwie w spadku większy niż 85 %. Na sam koniec w CEIDG musi zostać dokonany wpis zarządcy. W obu powyższych przypadkach do ustanowienia zarządcy sukcesyjnego potrzebne są : I) powołanie zarządcy sukcesyjnego w formie pisemnej, II) pisemna zgoda zarządcy na pełnienie tej funkcji oraz III) dokonanie wpisu do CEIDG zarządcy sukcesyjnego.
Zarządcą sukcesyjnym może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, wobec której nie został prawomocnie orzeczony zakaz prowadzenia działalności gospodarczej na podstawie przepisów prawa upadłościowego lub Kodeksu Karnego. Zarządcą może być również prokurent. Przepisy nie wykluczają możliwości, zgodnie z którą zarządcą może być jeden z spadkobierców. Zarządca sukcesyjny pełni funkcję podmiotu uprawnionego i odpowiedzialnego za prowadzenie przedsiębiorstwa od chwili śmierci przedsiębiorcy, jego obowiązki mogą trwać aż 2 lata po śmierci przedsiębiorcy i w wyjątkowych wypadkach z ważnych powodów sąd może przedłużyć ten okres do 5 lat. W systemie teleinformacyjnym CEIDG będą ujawnione następując dane zarządcy: imię i nazwisko, numer PESEL (o ile taki posiada) lub data urodzenia (jeżeli nie posiada numeru PESEL), obywatelstwo, adres do doręczeń oraz stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, inne niż wymienione dane kontaktowe zarządcy sukcesyjnego, w szczególności adres poczty elektronicznej, adres strony internetowej, numer telefonu, o ile dane te zostały zgłoszone przez przedsiębiorcę we wniosku o wpis do CEIDG, numer identyfikacji podatkowej (NIP), jeśli osoba taki posiada.
Zarządca sukcesyjny działa w imieniu własnym, na rachunek właściciela przedsiębiorstwa w spadku. W sprawach takich posługuje się dotychczasową firmą przedsiębiorcy z dodaniem oznaczenia „w spadku”. Nie ponosi odpowiedzialności za cywilnoprawne zobowiązania zaciągnięte na rachunek właściciela przedsiębiorstwa w spadku. Ponosi odpowiedzialność tylko za szkodę jaką wyrządzi w skutek nienależytego wykonywania swoich obowiązków. Jego pierwszym ważnym obowiązkiem jest sporządzenie i złożenie przed notariuszem inwentarza przedsiębiorstwa w spadku, obowiązek ten powinien zostać spełniony niezwłocznie po objęciu funkcji zarządcy sukcesyjnego. Dokonuje czynności zwykłego zarządu, może pozywać i być pozywany w sprawach wynikających z wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej lub prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku oraz brać udział w postępowaniach administracyjnych, podatkowych i sądowoadministracyjnych w tych sprawach. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu jest potrzebna zgoda wszystkich właścicieli przedsiębiorstwa w spadku lub zezwolenie sądu. Działalność zarządcy zapewnia zachowanie przez przedsiębiorstwo pełną płynność działania, umowy z pracownikami pozostaną w mocy, będzie można zachować ciągłość wykonywania kontraktów, zarządca będzie mógł szybko uzyskać potwierdzenie możliwości wykonywania koncesji, zezwoleń, a co więcej – przedsiębiorca nie zostanie wykreślony z ewidencji podatników ani z rejestru podatników VAT. Za jego działalność zarządca może pobierać wynagrodzenie, w takim przypadku będą zachowane przepisy o zleceniu. Po wygaśnięciu zarządu właściciele przedsiębiorstwa mogą zażądać sprawozdania oraz mają udział w zyskach z działalności .
Zarząd sukcesyjny może wygasnąć wcześniej niż przewidziany okres ustawowy, jeżeli: a) w ciągu 2 miesięcy od śmierci przedsiębiorcy nikt nie przyjął spadku, lub b) stwierdzono nabycie przedsiębiorstwa w spadku przez jedynego spadkobiercę albo zapisobiorcę windykacyjnego, lub c) jedna osoba nabyła całe przedsiębiorstwo w spadku, lub d) w ciągu miesiąca od wykreślenia zarządcy sukcesyjnego z CEIDG nie powołano kolejnego zarządcy, lub e) ogłoszono upadłość przedsiębiorcy, i koniec lub f) wcześniej nastąpi dział spadku.